Auditoria

Conceito de Auditoria

O conceito de auditoria na sua aplicação prática tem evoluído ao longo dos tempos, pois a dimensão das empresas, o facto de algumas terem alargado a sua esfera a outros países que não aqueles onde inicialmente se constituíram, todo este desenvolvimento de tecno-estruturas inerentes à empresa moderna, obrigaram os auditores ao longo dos últimos anos a reverem consecutivamente os seus processos de trabalho.

A auditoria é o processo sistemático de objectivamente obter e avaliar prova acerca da correspondência entre informações, situações ou procedimentos e critérios pre-estabelecidos, assim como comunicar conclusões aos interessados.

                                     

Clarificando as expressões chave utilizadas neste conceito genérico, tem-se:

• Processo sistemático – consiste numa sequência de procedimentos lógicos, estruturados e organizados (devidamente planeados);
• objectivamente:

- atitude objectiva – sem preconceitos; conclusões baseadas em procedimentos;

- independente – examinar as informações com independência e isenção;

• Prova – essência da Auditoria;
• Correspondência – é a medida qualitativa e, ou, quantitativa da conformidade das informações, situações ou procedimentos com critérios pre-estabelecidos;
• Critérios pre-estabelecidos – referem-se a leis, normas, regras, regulamentos (internos e externos), contratos e princípios corporativos;
• Comunicar – consiste em divulgar, através dum relatório escrito, com um determinado grau de confiança, as conclusões do trabalho efectuado;
• Interessados – são todos os que necessitam da informação do auditor, que sejam internos ou externos à entidade, tais como: órgãos dos diferentes níveis hierárquicos de gestão, trabalhadores, accionistas ou sócios, investidores, Estado e público em geral.

 

Objectivos e fins de auditoria

Para referir-se aos objectivos da auditoria, devemos em primeira instância, recordar das funções da administração, esta, deve assegurar um sistema de controlo cujos objectivos visam assegurar:

·         A confiança e a integridade da informação;

·         O cumprimento das políticas, planos, procedimentos e legislação aplicável;

·         A custódia dos Activos;

·         A utilização económica e eficiente dos recursos;

·         A realização dos objectivos e metas fixados para as operações ou programas.

 

Neste contexto, os objectivos de auditoria devem ir direcionados à observância dos cinco objectivos anteriormente mencionados.

Quando se implementam sistemas de informação para a gestão, os mesmos devem ter como principal objectivo fornecer dados para a tomada de decisões, controlo e conformidade com exigêcias externas. Assim sendo, os auditores internos devem examinar tais sistemas de informações e, quando necessário, assegurem-se de que:

• Os registos e relatórios financeiros e operacionais contêm informação adequada, segura, oportuna, completa e útil;
• Os controlos sobre os registos e relatórios são adequados e eficazes.

 

Cumprimento das políticas, planos, procedimentos e legislação aplicável

A implementação de sistemas adequados que assegurem o cumprimento das políticas, planos, procedimentos e legislação aplicável que possam ter impacto significativo nas operações e relatórios é da responsabilidade da Administração. Aos auditores internos cabe a responsabilidade de avaliarem a adequação e eficiência de tais Sistemas e de verificarem se as actividades auditadas estão ou não a cumprir com os requisitos apropriados.

 

Custódia dos activos

Os auditores internos devem rever os meios utilizados para salvaguardar os activos dos vários tipos de prejuízos que podem ocorrer tais como os que resultem de roubo, fogo, inundações, utilização indevidas ou ilegais, deficiente arrumação e conservação, etc. Assim sendo, e quando seja considerado necessário, os auditores Internos devem efectuar, de entre outros procedimentos de auditoria, inspecções físicas dos activos.

Utilização económica e eficiente dos recursos

Cada vez mais são limitados os recursos postos à disposição da Administração de qualquer entidade. Por esta razão, cada Administração deve ser responsável pela definição de padrões Operacionais que permitam medir a economicidade e a utilizazão eficiente dos recursos.

Por seu lado, os auditores internos devem ter a responsabilidade de verificar se:

• Foram estabelecidos padrões operacionais que permitam medir a economicidade e eficiência;
• Os padrões operacionais fixados são compreensíveis e estão a ser cumpridos;
• Os desvios em relação aos padrões operacionais estão identificados, analisados e comunicados àqueles que têm a responsabilidade de tomarem acções correctivas;
• Foram tomadas acções correctivas.

 

Realização dos objectivos e metas estabelecidas para as operações ou programas

A Administração de qualquer empresa tem a responsabilidade de definir objectivos e metas operacionais ou programáticos, desenvolver e implementar procedimentos de controlo e concretizar os desejáveis resultados operacionais ou programáticos. Em consequência, os auditores internis devem assegurar-se de que tais objectivos estão de acordo com os da empresa e se os mesmos estão a ser atingidos. Por outro lado, podem auxiliar os gestores encarregados de desenvolverem tais objectivos, metas e sistemas verificando se:

·         Os pressupostos que lhes servem de base são ou não apropriados;

·         Está a ser utilizada informação relevante, oportuna e precisa;

·         Foram incorporados nas operações ou programas controlos adequados.

 

Auditoria Interna e Externa          

Poderá ser mais dificil definir o papel de um auditor interno do que de um externo. As responsabilidades basicas do auditor externo (de forma legal) são definidas por lei, enquanto que a função de Auditoria Interna difere, de uma entidade para outra. Não obstante, o desenvolvimento do trabalho destes auditores é complementar.

Pontos de contacto

O trabalho executado em ambas as Auditorias é idêntico, isto é:

• Avaliam o risco e a materialidade;
• Baseiam-se no controlo interno como ponto de partida para realizar o seu exame;
• Sugerem correcções para deficiências encontradas;
• Utilizam as mesmas técnicas;
• A extensão do trabalho depende da eficiência dos sistemas contabilísticos e controlo interno existentes.

 

Pontos de Afastamento

Quer o Auditor externo quer o Interno estudam e avaliam o controlo interno seja qual for a entidade a auditar, no entanto, há pontos de afastamento, tais como:

• O auditor externo pode sugerir melhorias através de críticas construtivas provenientes da sua experiência global nas diferentes entidades. A opinião expressa não é uma declaração acerca da eficiência ou eficâcia da gestão da entidade.

 

• O auditor interno avalia se o controlo interno proporciona uma garantia razoável de que os objectivos da entidade se cumpriram, com eficiéncia e eficâcia. A sua actuação deve ser mais preventiva, diligente e expedita, e sobretudo, persistente no follow up. As suas críticas construtivas advêm do seu conhecimento específico e profundo da entidade.